Ingeniørfakultetet ved Syddansk Universitet inviterer ansøgere til en deltidsstilling som administrativ medarbejder ved Center for Industriel Mekanik (CIM), som er en del af Institut for Mekanik og Elektroteknik på Syddansk Universitets campus i Sønderborg.
Syddansk Universitet søger en struktureret og proaktiv kollega, der kan støtte Centerets daglige administration, bistå med projektkoordinering og bidrage til planlægning og organisering af konferencer, workshops, møder samt andre akademiske og industrielle arrangementer.
Stillingen giver mulighed for at arbejde i et internationalt universitetsmiljø med tæt interaktion med akademisk personale, studerende, eksterne partnere og administrative enheder.
Enestående mulighedCenter for Industriel Mekanik kombinerer forskning, uddannelse og samarbejde med industrien inden for områder som maskinteknik, energisystemer, vedvarende energi, kunstig intelligens, mekatronik og relaterede teknologier.
Efterhånden som Centeret fortsat udvikler sine aktiviteter og eksterne samarbejder, er effektiv administrativ og projektmæssig støtte vigtig for at sikre en gnidningsfri daglig drift og succesfuld gennemførelse af arrangementer og projekter.
Den succesfulde kandidat bliver en del af et internationalt og samarbejdsorienteret arbejdsmiljø og vil have en varieret opgaveportefølje.
Rollen passer godt til en person, der nyder at organisere, koordinere og kommunikere, og som er komfortabel med at håndtere både rutineprægede administrative opgaver og skiftende prioriteter.
ArbejdspladsbeskrivelseInstitut for Mekanik og Elektroteknik ved Syddansk Universitet udfører forskning og uddannelse fra grundlæggende ingeniørprincipper til anvendte løsninger.
Center for Industriel Mekanik er placeret i Alsion-bygningen på Syddansk Universitets Sønderborg campus og drager fordel af stærke forbindelser til virksomheder og organisationer i Syddanmark og Nordtyskland.
Arbejdsmiljøet er internationalt, og engelsk anvendes bredt i den daglige kommunikation.
ArbejdsopgaverKonference- og eventorganisering: Støtte planlægningen og den praktiske organisering af konferencer, workshops, seminarer, projektmøder og andre arrangementer. Opgaver kan omfatte registrering, deltagerkommunikation, invitationer, dagsordener, rumkoordinering, catering, rejsearrangementer, indkvartering, eventmaterialer og support på stedet.
Daglig administrativ støtte: Bistå med generelle administrative opgaver for Centeret og dets forskningsgrupper, herunder korrespondance, dokumentforberedelse, mødekoordinering, planlægning, arkivering, vedligeholdelse af administrative optegnelser og opfølgning på aftalte handlinger.
Projektadministration og -koordinering: Støtte eksternt og internt finansierede projekter med praktiske projektledelsesopgaver som mødeplanlægning, indsamling af input fra partnere, opfølgning på deadlines og leverancer, udarbejdelse af enkle statusoversigter og koordinering af projektdokumentation.
Mødestøtte: Organisere interne og eksterne møder, udarbejde dagsordener og understøttende materiale efter behov, tage mødereferater eller -protokoller og bistå med opfølgning på beslutninger og handlingspunkter.
Kommunikation og interessentkoordinering: Kommunikere professionelt med kolleger, studerende, projektpartnere, virksomheder, konferencedeltagere og andre eksterne interessenter og hjælpe med at sikre, at relevant information deles rettidigt og struktureret.
Rejse- og besøgskoordinering: Bistå med praktiske arrangementer for personalets rejser, gæstebesøg, inviterede talere og gæsteforskere i overensstemmelse med Syddansk Universitets procedurer.
Dokumentations- og informationshåndtering: Vedligeholde strukturerede projekt- og administrative filer, kontaktlister, eventinformation, skabeloner, præsentationer og andet delt materiale og støtte indsamling og organisering af information, der er nødvendig for rapporter og intern opfølgning.
Finansiel og indkøbsstøtte: Yde praktisk administrativ bistand vedrørende indkøb, fakturaer, refusioner, budgetter og projektudgifter i koordination med de relevante administrative funktioner på Syddansk Universitet. Rollen kræver ikke ansvar for formel økonomisk godkendelse.
Andre administrative opgaver: Bidrage fleksibelt til andre administrative og organisatoriske opgaver, der opstår i den daglige drift af Centeret og dets projekter.
Syddansk Universitet søger en pålidelig og motiveret kandidat med stærke organisatoriske og kommunikative færdigheder. Stillingen kræver ikke en specifik avanceret akademisk specialisering; en relevant bachelor- eller kandidatgrad er tilstrækkelig.
En bachelor- eller kandidatgrad inden for virksomhedsadministration, ledelse, kommunikation, samfundsvidenskab, humaniora, ingeniørledelse, offentlig administration, projektledelse eller et andet relevant felt.
Stærke organisatoriske færdigheder og evnen til at håndtere flere opgaver, deadlines og interessenter parallelt.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på engelsk.
En struktureret, ansvarlig og serviceminded tilgang til administrativt arbejde.
Evne til at arbejde selvstændigt og samtidig samarbejde effektivt med akademiske og administrative kolleger.
Gode generelle digitale færdigheder, herunder sikker brug af almindelige kontorapplikationer som Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams.
Sans for detaljen og evnen til at håndtere information og dokumentation systematisk.
Tidligere erfaring med administration, event- eller konferenceorganisering, projektkoordinering eller lignende supportfunktioner.
Erfaring fra et universitet, en forskningsorganisation, en offentlig institution eller et internationalt arbejdsmiljø.
Erfaring med at støtte eksternt finansierede projekter eller samarbejde med virksomheder og andre eksterne partnere.
Syddansk Universitet værdsætter en kollega, der er imødekommende, pålidelig og løsningsorienteret.
Du skal nyde at skabe struktur, hjælpe andre og følge opgaver til dørs.
Da rollen indebærer interaktion med mange forskellige mennesker, forventer Syddansk Universitet også, at du kommunikerer klart og professionelt og håndterer skiftende prioriteter med fleksibilitet.
Stillingen er deltid med forventet 12 timer om ugen.
Den er tidsbegrænset til 1 år med mulighed for forlængelse.
De præcise ugentlige arbejdstimer og arbejdstidsfordeling aftales i forbindelse med ansættelsen.
Arbejdspladsen er Campus Sønderborg.
Foretrækker snarlig tiltrædelse.
Yderligere informationFor yderligere information om stillingen bedes du kontakte lektor Lars Duggen, Center for Industriel Mekanik, Syddansk Universitet, e-mail: duggen@sdu.dk.
Information om Institut for Mekanik og Elektroteknik og Center for Industriel Mekanik er tilgængelig på Syddansk Universitets hjemmeside.
AnsøgningsprocedureAnsøgninger skal indsendes elektronisk via Syddansk Universitets rekrutteringssystem. Ansøgningen bør indeholde følgende:
En motiveret ansøgning, der beskriver din interesse for stillingen og relevant erfaring.
Curriculum Vitae.
Dokumentation for relevant bachelor- og/eller kandidatgrad.
Eventuel yderligere dokumentation, som du anser for relevant for stillingen.
Ansøgningsfristen er den 24. september 2026 kl. 23:59.
Ansættelse sker i henhold til rammeaftalen mellem Finansministeriet og AC (Akademikerne).
Løn fastsættes i henhold til gældende overenskomst og baseres på objektive og kønsneutrale kriterier, herunder stillingens indhold, ansvar og kvalifikationskrav.
Som ansøger er du berettiget til information om startløn og løninterval for stillingen. Denne information vil blive givet under rekrutteringsprocessen.
Syddansk Universitet indsamler ikke oplysninger om ansøgeres tidligere løn.
Ansøgningen skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis.
Alle dokumenter i forbindelse med ansøgningen må ikke indeholde CPR-nummer (personnummer).
I så fald skal CPR-nummeret overstreges/redigeres.
Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF-format.
Følgebrev og CV kan maksimalt fylde 5 Mb.
Syddansk Universitet ønsker, at Syddansk Universitets medarbejderstab afspejler samfundets mangfoldighed og byder derfor ansøgninger fra alle kvalificerede kandidater velkommen, uanset personlig baggrund.
Om Syddansk UniversitetSyddansk Universitet blev etableret for at skabe værdi for og med samfundet.
Uanset om Syddansk Universitets bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, skal Syddansk Universitet gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid.
Syddansk Universitet gør dette ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring.
Det er derfor afgørende, at Syddansk Universitet fastholder, udvikler og rekrutterer talenter.
Samtidig skal Syddansk Universitet sikre en konsekvent høj kvalitet i alle sine aktiviteter – og Syddansk Universitet kan kun gøre det med de rette mennesker.
Syddansk Universitets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk/administrativt personale er grundlaget for Syddansk Universitets succes.
