Det Tekniske Fakultet ved Syddansk Universitet (SDU) inviterer ansøgere til en deltidsstilling som administrativ medarbejder ved Center for Industriel Mekanik (CIM), som er en del af Institut for Mekanik og Elektronik på Syddansk Universitets campus i Sønderborg.
Syddansk Universitet søger en struktureret og proaktiv kollega, der kan understøtte Centrets daglige administration, bistå med projektkoordinering og bidrage til planlægning og organisering af konferencer, workshops, møder og andre akademiske og industrielle arrangementer. Stillingen giver mulighed for at arbejde i et internationalt universitetsmiljø med tæt interaktion med akademisk personale, studerende, eksterne partnere og administrative enheder.
Enestående mulighed
Center for Industriel Mekanik kombinerer forskning, uddannelse og samarbejde med industrien inden for områder som maskinteknik, energisystemer, vedvarende energi, kunstig intelligens, mekatronik og relaterede teknologier. Da Centret fortsat udvikler sine aktiviteter og eksterne samarbejder, er effektiv administrativ og projektmæssig support vigtig for at sikre en gnidningsfri daglig drift og vellykket afvikling af arrangementer og projekter.
Den succesfulde kandidat vil blive en del af et internationalt og samarbejdsorienteret arbejdsmiljø og vil have en varieret opgaveportefølje. Rollen er velegnet til en person, der nyder at organisere, koordinere og kommunikere, og som er komfortabel med at håndtere både rutineprægede administrative opgaver og skiftende prioriteter.
Arbejdspladsbeskrivelse
Institut for Mekanik og Elektronik ved Syddansk Universitet udfører forskning og uddannelse fra grundlæggende ingeniørprincipper til anvendte løsninger. Center for Industriel Mekanik er placeret i Alsion-bygningen på Syddansk Universitets campus i Sønderborg og drager fordel af stærke forbindelser til virksomheder og organisationer i Syddanmark og Nordtyskland. Arbejdsmiljøet er internationalt, og engelsk anvendes i vid udstrækning i den daglige kommunikation.
Stillingens opgaver
Konference- og eventorganisering: Støt planlægning og praktisk organisering af konferencer, workshops, seminarer, projektmøder og andre arrangementer. Opgaver kan omfatte registrering, deltagerkommunikation, invitationer, dagsordener, rumkoordinering, catering, rejsearrangementer, indkvartering, eventmaterialer og support på stedet.
Daglig administrativ support: Bistå med generelle administrative opgaver for Centret og dets forskningsgrupper, herunder korrespondance, dokumentforberedelse, mødekoordinering, planlægning, arkivering, vedligeholdelse af administrative optegnelser og opfølgning på aftalte handlinger.
Projektadministration og koordinering: Støt eksternt og internt finansierede projekter med praktiske projektledelsesopgaver såsom mødeplanlægning, indsamling af input fra partnere, opfølgning på deadlines og leverancer, udarbejdelse af enkle statusoversigter og koordinering af projektdokumentation.
Mødesupport: Organiser interne og eksterne møder, forbered dagsordener og understøttende materiale efter behov, tag mødenotater eller referater, og bistå med opfølgning på beslutninger og handlingspunkter.
Kommunikation og interessentkoordinering: Kommuniker professionelt med kolleger, studerende, projektpartnere, virksomheder, konferencedeltagere og andre eksterne interessenter, og hjælp med at sikre, at relevant information deles rettidigt og struktureret.
Rejse- og besøgskoordinering: Bistå med praktiske arrangementer for personalets rejser, gæstebesøg, inviterede talere og gæsteforskere i overensstemmelse med Syddansk Universitets procedurer.
Dokumentation og informationsstyring: Vedligehold strukturerede projekt- og administrative filer, kontaktlister, eventinformation, skabeloner, præsentationer og andet delt materiale, og støt indsamling og organisering af information, der er nødvendig for rapporter og intern opfølgning.
Finansiel og indkøbssupport: Yd praktisk administrativ assistance i forbindelse med indkøb, fakturaer, refusioner, budgetter og projektudgifter i koordinering med de relevante administrative funktioner hos Syddansk Universitet. Rollen kræver ikke ansvar for formel finansiel godkendelse.
Andre administrative opgaver: Bidrag fleksibelt til andre administrative og organisatoriske opgaver, der opstår i den daglige drift af Centret og dets projekter.
Syddansk Universitet søger en pålidelig og motiveret kandidat med stærke organisatoriske og kommunikative færdigheder. Stillingen kræver ikke en specifik avanceret akademisk specialisering; en relevant bachelor- eller kandidatgrad er tilstrækkelig.
En bachelor- eller kandidatgrad inden for virksomhedsadministration, ledelse, kommunikation, samfundsvidenskab, humaniora, ingeniørledelse, offentlig administration, projektledelse eller et andet relevant felt.
Stærke organisatoriske færdigheder og evnen til at håndtere flere opgaver, deadlines og interessenter parallelt.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på engelsk.
En struktureret, ansvarlig og serviceorienteret tilgang til administrativt arbejde.
Evne til at arbejde selvstændigt og samtidig samarbejde effektivt med akademiske og administrative kolleger.
Gode generelle digitale færdigheder, herunder sikker brug af almindelige kontorapplikationer som Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams.
Sans for detaljen og evnen til at håndtere information og dokumentation systematisk.
Det vil blive betragtet som en fordel, hvis du har
Tidligere erfaring med administration, event- eller konferenceorganisering, projektkoordinering eller lignende supportfunktioner.
Erfaring fra et universitet, en forskningsorganisation, en offentlig institution eller et internationalt arbejdsmiljø.
Erfaring med at understøtte eksternt finansierede projekter eller samarbejde med virksomheder og andre eksterne partnere.
Personlige kvalifikationer
Syddansk Universitet værdsætter en kollega, der er imødekommende, pålidelig og løsningsorienteret. Du skal kunne lide at skabe struktur, hjælpe andre og følge opgaverne til dørs. Da rollen involverer interaktion med mange forskellige mennesker, forventer Syddansk Universitet også, at du kommunikerer klart og professionelt og håndterer skiftende prioriteter med fleksibilitet.
Stillingen er på deltid med forventet 12 timer om ugen. Den er tidsbegrænset til 1 år med mulighed for forlængelse.
Den præcise ugentlige arbejdstid og fordeling af arbejdstiden vil blive aftalt i forbindelse med ansættelsen.
Arbejdspladsen er Campus Sønderborg.
Foretrækkes tiltrædelse: Hurtigst muligt.
Yderligere information
For yderligere information om stillingen, kontakt venligst lektor Lars Duggen, Center for Industriel Mekanik, Syddansk Universitet, e-mail: duggen@sdu.dk.
Information om Institut for Mekanik og Elektronik og Center for Industriel Mekanik er tilgængelig på Syddansk Universitets hjemmeside.
Ansøgningsprocedure
Ansøgninger skal indsendes elektronisk via Syddansk Universitets rekrutteringssystem. Ansøgningen skal indeholde følgende:
En motiveret ansøgning, der beskriver din interesse for stillingen og relevant erfaring.
Curriculum Vitae.
Dokumentation for relevant bachelor- og/eller kandidatgrad.
Eventuel yderligere dokumentation, som du anser for relevant for stillingen.
Ansøgningsfristen er den 24. september 2026 kl. 23:59.
Ansættelse sker i henhold til rammeaftalen mellem Finansministeriet og AC (Akademikerne).
Løn fastsættes i henhold til gældende overenskomst og baseres på objektive og kønsneutrale kriterier, herunder stillingens indhold, ansvar og kvalifikationskrav.
Som ansøger har du ret til information om startløn og lønramme for stillingen. Denne information vil blive givet under rekrutteringsprocessen.
Syddansk Universitet indsamler ikke information om ansøgernes tidligere løn.
Ansøgningen skal indeholde ansøgning, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgningen bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummeret overstreges.
Du kan kun søge stillingen på – https://www.sdu.dk/en/om-sdu/job-sdu
Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF-format. Ansøgning og CV må maksimalt fylde 5 Mb.
Syddansk Universitet ønsker, at Syddansk Universitets personale afspejler samfundets mangfoldighed og byder derfor ansøgninger fra alle kvalificerede kandidater velkommen, uanset personlig baggrund.
Om Syddansk Universitet
Syddansk Universitet blev etableret for at skabe værdi for og med samfundet. Hvad enten Syddansk Universitets bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, skal Syddansk Universitet gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid. Syddansk Universitet gør dette ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring. Det er derfor afgørende, at Syddansk Universitet fastholder, udvikler og rekrutterer talenter. Samtidig skal Syddansk Universitet sikre en konsekvent høj kvalitet i alle Syddansk Universitets aktiviteter – og Syddansk Universitet kan kun gøre det med de rette mennesker. Syddansk Universitets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk/administrative personale er grundlaget for Syddansk Universitets succes.
